Wie kann ich Module aktivieren und verwalten?

Dieser Artikel erklärt, wie man im Portal die einzelnen Module aktivieren, buchen und testen kann.

Zunächst müssen Sie im Portal als Administrator angemeldet sein. Das ist das Einzige Recht, mit dem Sie die Module sehen und aktivieren können.

Klicken Sie links im Hauptmenü bitte auf den Punkt "Administration" und darunter auf "Module".

Jetzt bekommen Sie die verfügbaren Module angezeigt:

Hier können Sie auswählen, ob Sie ein Modul testen oder es gleich buchen wollen.

Wenn bei bereits bestehenden Lizenzen die Flexiblen Formulare schon vorher gebucht sind, ist das Modul automatisch aktiv!

Bei den Flexiblen Formularen haben Sie zwei Optionen, wie Sie diese Module buchen können:

Ist das Hauptmodul "Flexible Formulare" gebucht, kann es sowohl bei den Geräten als auch für einzelne Benutzer gebucht werden, die dann die Flexiblen Formulare auch im Portal bearbeiten/ausfüllen können.

Die Reiter "Module" bei den Geräten und bei den Benutzern werden erst sichtbar, wenn das Hauptmodul gebucht, bzw. die Testphase aktiviert wurde!

Module testen

Wenn Sie ein Modul testen wollen, klicken Sie einfach auf "Modul testen" und Sie bekommen folgende Meldung angezeigt:

Klicken Sie auf "Jetzt starten!" und die Bestätigung erfolgt sogleich:

Das Starten der Testphase ist bei allen Modulen gleich!

Haben Sie bei einem Modul die Testphase gestartet, wird die Dauer der Testphase direkt oben im Modul angezeigt:

Nachdem Sie ein Modul durch Testphase oder Buchung aktiviert haben, müssen Sie nun noch die entsprechenden Rechte der einzelnen Benutzer erteilen, die das Modul nutzen sollen.

Dazu wählen Sie links im Hauptmenü bei Administration "Benutzer" aus und Sie sehen die Liste der angelegten Benutzer:

In dieser Ansicht sehen Sie auch sofort, welches Modul bei welchem Benutzer gebucht bzw. aktiv ist.

Klicken Sie nun auf den Namen des Benutzers, welchem Sie ein Modul dazu buchen wollen und dann direkt oben auf "Module"

Hier können Sie auswählen, welches Modul für diesen Benutzer verfügbar sein soll.

Dazu klicken Sie einfach auf "Buchen" und für diesen Benutzer ist das Modul ab sofort verfügbar.

Wenn Sie mehrere Module (z.B. die Flexiblen Formulare) gebucht haben, können Sie als Administrator direkt in den Modulen sehen, wie viele Benutzer bzw. Geräte gebucht sind:

Durch einen Klick auf "Geräte" oder "Benutzer" im oberen Teil der Module können Sie sich auf einen Blick anzeigen lassen, welche Geräte oder welche Benutzer das jeweilige Modul aktiviert haben.

Wollen Sie ein gebuchtes Modul einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung stellen (z.B. weil sich die Zuständigkeiten im Unternehmen ändern oder weil ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet), dann können Sie das gebuchte Modul einem anderen Benutzer zuweisen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Benutzer, der das Modul nicht mehr benötigt

Klicken Sie auf "Module"

Wählen Sie aus, welches Modul getauscht werden soll und klicken dann auf "Modul tauschen"

Hier finden Sie weitere Erklärungen und Anleitungen zu den Modulen 

Danach werden Sie durch das System aufgefordert, den Benutzer auszuwählen, welcher das Modul zukünftig nutzen soll:

Durch einen Klick auf "Übernehmen" wird dem bisherigen Benutzer die Modulfunktion entzogen und dem soeben ausgewählten Benutzer zugeordnet.

Soll der vorherige Benutzer das Modul wieder erhalten, so können Sie entweder

  • Das Modul neu buchen oder
  • Das Modul wieder tauschen

Ein Umzugslimit wie bei den Lizenzen gibt es hier an dieser Stelle nicht.

Ist kein Modul vom Administrator gebucht, wird der Reiter "Module" auch nicht bei den Benutzern angezeigt.