Wie erstelle ich einen automatischen Bericht?

Verschiedene Umstände können den Versand eines Berichts anstoßen. Aktuell ist eine "zeitgesteuerte" sowie eine "ereignisgesteuerte Auslösung" verfügbar.

Um diese Einstellungen vornehmen zu können, müssen Sie die passenden Rechte im Portal besitzen.

 

 

Eine zeitgesteuerte Benachrichtigung erfolgt immer zu einer festen Uhrzeit in einem festen von Ihnen eingestellten Rhythmus (es werden keine leeren Berichte versandt, wenn keine Ereignisse wie Kontrollpunktscans oder Rundgangerledigungen stattgefunden haben).

Erfolgt die Benachrichtigung "ereignisgesteuert", muss vorher das gewählte Ereignis eingetreten sein, sonst wird kein Bericht versandt. Wie Sie eine Benachrichtigungsregel erstellen können, um einen ereignisgesteuerten Bericht zu versenden, erklären wir hier in diesem Artikel

Einen zeitgesteuerten Bericht anlegen

 Klicken Sie bitte links im Hauptmenü auf "Auswertungen". Danach auf "Berichte".

 

 Platzhalter

 

In der Mitte im Bild sehen Sie evtl. bereits angelegte Berichte und rechts oben einen blauen Button "+ Bericht anlegen", welchen Sie bitte anklicken.


Als nächstes geben Sie bitte einen Namen für den Bericht ein und wählen Sie die Grundlage des Berichts in folgendem Fenster aus.

Die Grundlage ist quasi der eigentliche Inhalt des Berichts. Außerdem müssen Sie noch die Zuordnung angeben, bei welchem Kunden/in welchem Bereich der Bericht erfasst werden soll. 

 

 Haben Sie alle Einträge und Zuordnungen gemacht, klicken Sie bitte rechts unten auf "Fortfahren" 

 

um in die nächste Ansicht zu gelangen, in welcher Sie bitte zuerst den gewünschten Erfassungszeitraum für den Bericht angeben...

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Wahl:

In der oberen Zeile grob gehalten:

  1. "Letzter Monat" (erfasst den Zeitraum vom 01. des vergangenen Monats ab 0:00 Uhr bis zum letzten des vergangenen Monats 23:59 Uhr)

  2. "Letzte Woche" (erfasst den Zeitraum vom letzten Montag, 0:00 Uhr bis letzten Sonntag, 23:59)

  3. "Gestern" (erfasst den gestrigen Tag von 0:00 Uhr bis 23:59 Uhr) 

  4. "Aktueller Monat" (erfasst den Zeitraum vom 01. des aktuellen Monats ab 0:00 Uhr bis zum aktuellen Datum und Uhrzeit der Betrachtung)

 

Wenn Sie einen täglichen Bericht wünschen, ignorieren Sie die obere Zeile bitte und geben Sie in der Zeile darunter bitte 24 für 24 Stunden Erfassungszeitraum ein. 

Der Vorteil ist dabei, dass eine Schicht nach 0:00 Uhr im Bericht nicht "auseinandergerissen" wird (das wäre bei "Gestern" der Fall). Es werden also die letzten 24 Stunden unabhängig von der Uhrzeit erfasst.

Im unteren Teil dieser Ansicht können Sie nun noch festlegen, welche Daten in dem Bericht enthalten sein sollen. Standardmäßig sind immer alle Datenfelder aktiv und auf der rechten Seite.

Wünschen Sie gewisse Informationen nicht im Bericht (z.B. Mitarbeiter) Klicken Sie auf das entsprechende Feld, welches Sie entfernen wollen und dann auf den kleinen schwarzen Pfeil in der Mitte der Spalten, welcher nach links zeigt. Die Zeile "Mitarbeiter" wird nun nach links in die inaktive Spalte verschoben.

Wollen Sie die inaktiven Spalten doch wieder mit im Bericht haben, klicken Sie einfach rechts von der Zeile auf den grünen Pfeil und die Zeile wird wieder nach rechts verschoben.

Mit den kleinen Pfeilsymbolen in der rechten Spalte können Sie die Reihenfolge bestimmen, in welcher die Datenfelder im Bericht angeordnet sein sollen.

 

Nach einem Klick auf "Anlegen" bekommen Sie die Übersicht für diesen Bericht angezeigt

 

Allgemeines

 

An dieser Stelle könnten Sie bei Bedarf den Namen des Berichts und die Zuordnungen ändern und auch eine Tabellenüberschrift für den Bericht eingeben.

Die Berichtvorschau

 

Bitte klicken Sie auf "Berichtvorschau" und dann auf "Vorschau generieren" um den letzten Bericht von dem von Ihnen eingegebenen Zeitraum angezeigt zu bekommen. Wenn noch keine Daten erfasst wurden, bekommen Sie ein Meldung, dass der Bericht leer ist

 

An dieser Stelle können Sie den Bericht noch einmal spezieller filtern, wenn z.B. Kontrollpunkte für die Zeiterfassung nicht mit im Bericht erscheinen sollen.
Wählen Sie dann im Dropdown Menü bei Stammdaten einfach die enthaltenen Kontrollpunkte aus, die im Bericht erfasst werden sollen

Sie können auch nach Mitarbeitern filtern, wenn das benötigt wird. Dann werden nur die Kontrollpunktscans des Mitarbeiters im Bericht erfasst, welcher ausgewählt wurde.

Wenn Sie die Filter nicht nutzen (es steht jeweils eine Null hinter den Filtern), werden immer alle Daten abhängig von den zuvor gewählten Spalten dieses Kunden bzw. Bereichs erfasst.

Wenn Sie Filter setzen, aktualisiert sich die Seite automatisch und Sie bekommen eine Vorschau angezeigt, sofern bereits Daten erfasst wurden.

Hier können Sie den Bericht auch "Als PDF-Datei herunterladen" und den Bericht manuell versenden oder bei sich archivieren.

 

Versandeinstellungen für den automatischen Versand der Berichte

Klicken Sie auf den Reiter "Versand-Einstellungen

und danach auf " + Versandregel hinzufügen" um den automatischen Berichtversand einzurichten

 

Klicken Sie bitte auf "Rhythmus konfigurieren" und Sie können in diesem Dialogfenster Ihre Terminierung vornehmen:

 

Als Standard ist immer "Täglich" voreingestellt, da dies die am Meisten verwendete Einstellung ist.

Die einzelnen Felder enthalten die Erklärungen, welche Zeiteinstellung Sie wann verwenden können. Für weitere Informationen zur Terminierung bzw. zur Zeitplanung  klicken Sie bitte hier.

 

In unserem Beispiel verwenden wir die tägliche Versendung des Berichts. Klicken Sie bitte auf das Feld rechts unten in welchem "Weiter" steht und es erscheint das Fenster, wo Sie die Wiederholungsregel einstellen können:

 

 

Wenn Sie die Pfeilsymbole über und unter der Uhrzeit anklicken, können Sie diese nach Ihren Wünschen korrigieren.
Bequemer geht das aber, wenn Sie mit einem Doppelklick in die Zeit klicken (dann wird diese Farbig hinterlegt, siehe oben im Bild) und diese dann über die Tastatur direkt eintippen.
Haben Sie Ihre Zeit eingestellt, klicken Sie rechts unten auf "Weiter", jetzt sehen Sie, wann der Bericht versendet wird:

 

 

Zu guter Letzt müssen Sie nur noch die Absender und Empfänger und dessen E-Mailadressen eingeben:

 

 

Bei Bedarf fügen Sie gern weitere E-Mailempfänger hinzu:

 

Bekommen Sie unter der Absender-E-Mailadresse einen Hinweis zum "SPF Record" angezeigt, können Sie diesen in der Regel ignorieren.

 

Haben Sie alle notwendigen Eingaben getätigt, klicken Sie auf "Speichern", die Einstellungen sind beendet und Sie bekommen Ihre E-Mails automatisch, sobald Daten erfasst wurden.