Wie erstelle ich Vorgänge?

Mit unserem Ticketsystem können Sie verfolgen, wie weit eine Bearbeitung von einem wichtigen Vorgang abgeschlossen ist. Damit haben Sie immer einen aktuellen Status über die Aktivitäten wie z.B. einer Reparatur.

 

Erst nachdem Sie bei uns das Feature gebucht oder einen Testzeitraum beantragt haben, können Sie die Rechte "Prozesse" und "Vorgänge" vergeben!

Öffnen Sie die Bearbeitung der Rechte durch klick auf den kleinen Bleistift und vergeben Sie "Prozesse" und/oder "Vorgänge" "sehen" oder "verwalten".

                       Rechtevergabe_porzess_vorgang_3
                                  (Vereinfachte Darstellung! Rechte sind alphabetisch geordnet!)

 

Wie Vorgänge erstellt werden, erklären wir hier in diesem Beitrag.

Melden Sie sich bitte zuerst im Portal mit den benötigten Rechten (siehe obiger Absatz) an.

Erstellen eines Vorgangs

Klicken Sie bitte links im Hauptmenü auf "Stammdaten", darunter auf "Vorgänge"

PlatzhalterStammdaten-Vorgaenge

 

und dann rechts auf den Button Neuer_Vorgang_button.

 

PlatzhalterVorgaenge_neu_01

 

Nun müssen Sie dem Vorgang einen Namen geben oder Sie wählen einen bereits angelegten Prozess aus, um einen Vorgang zu erzeugen. Wie Sie einen Prozess erstellen, wird in diesem Beitrag erklärt.

Wenn Sie einen Prozess als Vorlage für einen Vorgang verwenden, werden Name und Beschreibung automatisch so eingetragen, wie Sie es im Prozess angelegt haben. Auch die Zuordnung der Kunden/Bereiche werden automatisch mit übernommen, ebenso die angelegten Aufgaben. Dies kann aber bei Bedarf bei der Erstellung sofort wieder geändert werden.

Legen Sie einen Vorgang ohne Prozess an, müssen Sie dem Vorgang einen Namen geben.
Eine Beschreibung ist optional, könnte aber sinnvoll sein.

 

PlatzhalterNeuer_Vorgang_01

 

Haben Sie alle Einträge gemacht, klicken Sie bitte rechts auf Speichern_button (1) und Sie sehen eine Übersicht der Grundeingaben.

 

PlatzhalterNeuer_Vorgang_02 

 

Nun können Sie bei Bedarf den Vorgang einem Benutzer zuweisen, der den Vorgang bearbeiten soll, indem Sie auf das kleine Bleistiftsymbol Bleistift-Symbol klicken und dann die Auswahl der Zuordnung treffen.

 

PlatzhalterZuordnungen-Kunden-Bereiche_02

 

Im nächsten Schritt müssen Sie Aufgaben anlegen, die nach und nach abgearbeitet werden sollen.

Erstellen von Aufgaben für einen Vorgang

Dazu klicken Sie bitte auf den Reiter "Aufgaben" rechts von "Information".

 

PlatzhalterVorgang_neue_Aufgabe_01

 

Nun sehen Sie den blauen Button Neue_Aufgabe (1), den Sie zum Erstellen einer neuen Aufgabe anklicken müssen.

Setzen Sie den Haken bei "Weitere erstellen", können Sie nahtlos eine Aufgabe nach der Anderen anlegen.

 

PlatzhalterVorgang_neue_Aufgabe_03

 

Wenn Sie keine Aufgabe mehr erstellen wollen, nehmen Sie den Haken einfach wieder heraus und klicken auf Speichern_button (1), worauf Sie die zuletzt angelegte Aufgabe sehen.

 

Platzhalterangelegte_aufgabe_vorgang

 

Es ist möglich, die Aufgabe, die gerade angezeigt wird, direkt rechts oben über den Button Aufgabe_Starten_Button zu aktivieren. Der Vorgang wird dann links im Status als Vorgang_Status_In_Bearbeitung angezeigt.

Ein Klick auf den Button schliessen_button rechts oben schließt das Fenster der zuletzt angelegten Aufgabe und gibt die davor angelegte Aufgabe frei, die Sie nun bearbeiten oder auch schließen können.

Sind alle Aufgaben geschlossen, sehen Sie die Übersicht der Vorgänge.

 

PlatzhalterVorgaenge_Uebersicht_Status

 

 

Spalte Beschreibung
auswahl_button_01

 

  Hier können einzelne oder mehrere Vorgänge auf einmal ausgewählt und gelöscht werden
nummer_feld_01

 

  In dieser Spalte wird die fortlaufende Nummer der einzelnen Vorgänge angezeigt,
  welche für jeden neuen Vorgang automatisch erzeugt wird
  Sortier-Icon = Auf-/Absteigende Sortierung
name_feld_01

 

  Die Bezeichnung des Vorgangs
  Sortier-Icon = Auf-/Absteigende Sortierung
bearbeiter_feld_01

 

  Welcher Mitarbeiter dem Vorgang zugewiesen ist
fortschritt_feld_01

 

  Wie viele Aufgaben sind im Vorgang angelegt und wie viele davon erledigt. 
  Aufgabe_angelegt_erledigt = Eine Aufgabe von 8 erledigt
aktion_feld_01

 

  Start_Button = Vorgang starten (ohne Aufgaben),  
  loesch_button_mini = Vorgang komplett löschen

 

Wenn Sie den Namen eines Vorgangs anklicken, haben Sie die Möglichkeit, einzelne Aufgaben, die dem Vorgang zugeordnet sind, zu starten, zu pausieren oder als erledigt zu markieren.

 

PlatzhalterVorgaenge_Aufgaben_Uebersicht_zustaende

 

Anhand der farbigen Markierungen sehen Sie auch gleich, welche Aufgabe welchen Status hat.

 

Die Spalte "Aktion" in den Aufgaben eines Vorgangs haben folgende Bedeutung:

mceclip2     Aufgabe starten oder Aufgabe erneut starten
mceclip0     Aufgabe pausieren
mceclip1     Aufgabe abgeschlossen bzw. erledigt
mceclip3     Aufgabe löschen

 

Vorgänge und dem Vorgang zugeordnete Aufgaben, die durch Sie angelegt oder Ihnen zugeordnet wurden, sehen Sie im Hauptmenü zudem unter "Meine Vorgänge" 

 

Meine_Vorgaenge_Hautmenue_big

Hier lassen sich diese Vorgänge genauso wie unter "Vorgänge" in den Stammdaten bearbeiten.

 

Öffnen Sie einen Vorgang, haben Sie die Möglichkeit, von einem zum nächsten - oder zum vorherigen Vorgang zu springen, indem Sie diese Buttons anklicken 

mceclip4 Springt zum vorherigen Vorgang

mceclip5 Springt zum nächsten Vorgang

 

Erstellen von Kommentaren für Vorgänge

Klicken Sie bitte auf den Reiter "Kommentare" rechts von "Aufgaben".

PlatzhalterKommis_eintragen

Wenn benötigt, können Sie oder berechtigte Mitarbeiter Kommentare zu den Vorgängen hinterlassen. 

Ist ein Kommentar verfasst, klicken Sie bitte auf das Symbol mit dem "Papierflieger" Kommis_absenden_symbol, um den Kommentar zu speichern. Es können mehrere Kommentare hinterlegt werden.

 

Verknüpfen von Ereignissen

Klicken Sie bitte auf den Reiter "Verknüpfungen" rechts von "Kommentare".

PlatzhalterEreignisse_verknuepfen

Hier können Sie bei Bedarf Ereignisse verknüpfen, welche bei einem Kunden/in einem Bereich erfasst wurden.

Das kann z.B. praktisch sein, wenn Sie einen Schaden in einem Ereignis dokumentiert haben, bei welchem Sie den Reparaturvorgang einleiten und abwickeln.

Klicken Sie bitte auf Ereignisse_verknuepfen_buttonund eine Liste mit allen erfassten Ereignissen öffnet sich.

PlatzhalterEreignisse_auswahl_letzte_10

 

Es ist möglich, mehrere Ereignisse auszuwählen

PlatzhalterEreignisse_auswahl_speichern

 

Wurden alle Ereignisse ausgewählt, klicken Sie links unten bitte auf Speichern_button.jpg.

Im Folgenden sehen Sie nun Ihre verknüpften Ereignisse.

PlatzhalterEreignisse_auswahl_gespeichert

  

Dateien an Vorgänge anhängen

Klicken Sie bitte auf den Reiter "Anhänge" rechts von "Verknüpfungen".

PlatzhalterAnhaenge_01

 

Hier können Sie Dokumente wie Bilder oder PDF-Dateien anhängen.

Das kann notwendig sein, um z.B. Rechnungen oder Schadensbilder etc. dem Vorgang zuzuordnen, damit man diese gleich bei Bedarf zur Hand hat.

Dazu klicken Sie einfach auf Datei_auswahl_button, worauf sich ein Explorer-Fenster öffnet.
Alternativ funktioniert auch das klassische "Drag & Drop", wo Sie die gewünschte Datei einfach in das Feld ziehen können.

 

PlatzhalterAnhaenge_einfuegen

 

Haben Sie alle benötigten Dateien angehängt, sehen Sie diese in folgender Liste.

 

PlatzhalterAnhaenge_eingefuegt

 

Diese Dateien sind dann für jeden berechtigten Mitarbeiter bei Bedarf z.B. zur besseren Nachvollziehbarkeit abrufbar.

 

Änderungen von Vorgängen

Klicken Sie bitte auf den Reiter "Änderungen" rechts von "Anhänge".

Sie können alle Änderungen nachvollziehen, die an einem Vorgang vorgenommen wurden.

 

PlatzhalterAenderungen_mit Aenderung

 

Klicken Sie auf "Zeige Unterschied" und Ihnen wird grün hinterlegt angezeigt, was von wem geändert wurde, wenn etwas nachträglich geändert wurde.

 

PlatzhalterAenderungen_zeig_unterschied_01