Wie lege ich einen neuen Bericht an?

Kleinere Auswertungen sind bei COREDINATE schon durch die Filterfunktionen in den "Arbeitsergebnissen" möglich.

Dort können Sie gezielt nach bestimmten Zeiträumen, Bereichen oder Mitarbeitern filtern.

Möchten Sie beeinflussen, welche Daten im Ergebnis dargestellt werden oder Ihre Berichte sogar automatisiert an Kunden versenden, dann sind "Auswertungen" das Richtige für Sie.

 

Wichtig zum Verständnis:

Um Ihre erfassten Daten exportieren zu können, benötigen Sie Berichte.

Das sind Vorlagen, die COREDINATE sagen, wohin welche Daten geschrieben werden sollen.
Mit Berichten können Sie z. B. Ihre Daten in das PDF-Format umwandeln.
Möchten Sie Ihre Berichte automatisch weiterleiten (z. B. an Kunden oder an einen Ihrer Objektleiter), müssen Sie einen Bericht anlegen und diesem einen Namen geben.

Einen neuen Bericht anlegen 

Berichte werden einmalig angelegt und können für jeden Kunden speziell auf dessen Anforderungen angepasst werden.
Ein Kunde bekommt z. B. einen Bericht, bei dem der Name der Sicherheitskraft aufgeführt ist, welcher die Kontrollpunkte erfasst hat - beim nächsten Kunden wird auf die Spalte "Mitarbeiter" verzichtet.
All das ist mit den Berichten von COREDINATE möglich. Um einen neuen Bericht anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich im Portal an und klicken Sie links im Hauptmenü zunächst auf "Auswertungen" und dann auf "Berichte" 

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  • Es öffnet sich eine Liste mit allen bisher angelegten Berichten - bitte klicken Sie auf das Plus unter der Liste

     

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  • Es öffnet sich ein Popup Fenster mit den wichtigsten Grunddaten des neuen Berichts - bitte geben Sie dem Bericht einen Namen und wählen Sie die Grundlage für den Bericht (z. B. "Kontrollpunktscans" oder "Ereignisse"), wählen den Kunden oder den Bereich aus und klicken Sie danach auf "Anlegen":

    Platzhalterneuen_bericht_anlegen_01

 

  • Nachdem Sie auf Anlegen geklickt haben, öffnet sich die Detailansicht des neuen Berichts mit noch wenigen Angaben, nur die Grundlage des Berichts ist bereits durch die vorherige Eingabe vorbelegt:

 

Platzhalterinhalt_des_berichts_01

 

Die gelb markierten Bereiche benötigen noch Ihre Aufmerksamkeit - es handelt sich dabei um Pflichtfelder, ohne die der Bericht nicht funktioniert - mit Ausnahme der Felder "Bericht hat folgende Spalten:". Diese können Sie nach Bedarf anhaken.

 

Aber alles der Reihe nach, beginnen wir mit:

Erfassung der allgemeinen Berichtinformationen

Die allgemeinen Informationen zum Bericht werden im oberen linken Bereich erfasst - hier wurde bereits der festgelegte Name von vorhin übernommen. Um in diesem Bereich Eintragungen zu machen, klicken Sie bitte auf den Stift im oberen rechten Eck.  

Wenn Sie einen einleitenden Text möchten, der vor der eigentlichen Datentabelle im Bericht erscheint, können Sie ihn unter "Text über der Tabelle im Bericht" eintragen.

Festlegen des eigentlichen Bericht Inhalts

Nun müssen wir noch bestimmen, welche Daten im Bericht landen sollen. Dies können wir ganz einfach erledigen, indem wir im Bereich Inhalt des Berichts auf das Stiftsymbol pencil_symbol im oberen rechten Eck klicken

 

Platzhalterinhalt_des_berichts_01-1

 

Die Felder, die wir bearbeiten können, haben die folgende Bedeutung:

 

Platzhaltergrundlage_des_berichts_auswahl

Hier können Sie festlegen, welche Daten erfasst werden sollen.
In unserem Beispiel sind es "Kontrollpunkte"

 

Platzhalterbericht_bezieht_sich_a_folg_zeitraum

Hier können Sie recht grob festlegen, welchen Zeitraum Sie erfassen möchten.
Dies ist aber nicht so genau, wie folgende Einstellmöglichkeit "Zeitraum in Stunden".

Geben Sie hier für den täglichen Bericht am besten 24 (für 24 Stunden) ein.

Der Bericht erfasst nun alles, was ab dem Versand des Berichtes innerhalb der nächsten 24 Stunden erfasst wird.

Als Beispiel:
Wird der Bericht täglich um 08:00 Uhr automatisch versendet, werden von 08:00 Uhr bis am nächsten Morgen um 08:00 Uhr die Kontrollpunkte im Bericht erfasst.

Werden keine Daten erfasst, wird auch keine E-Mail versendet!

 

Platzhalterinhalt_des_berichts_02

 

Bei "Bericht hat folgende Spalten" können Sie Punkt für Punkt anhaken, welche Daten in den Bericht kommen sollen und sogar die Reihenfolge der Spalten bestimmen.

Standardmäßig ist keine Spalte ausgewählt!
Um eine Spalte in den Bericht aufzunehmen,
setzen Sie einfach einen Haken vor die gewünschte Spalte:
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Der Eintrag, welcher an erster Stelle steht, wird im Bericht ganz links ausgegeben, alle folgenden  sind dann rechts daneben, von oben nach unten. Um die Reihenfolge zu ändern verschieben Sie den Eintrag einfach mit den beiden Pfeilen nach oben oder unten

Haben Sie Ihre Einträge alle getätigt, klicken Sie rechts unten auf  

Festlegen der Filter

Nun haben wir es fast geschafft!

Was noch fehlt, sind die Filterkriterien, denn in den seltensten Fällen sind alle gesammelten Daten in einem einzigen Bericht sinnvoll.

Dazu wenden wir uns der rechten Seite der Detailansicht, der Berichtvorschau, zu:

 

Wir finden oberhalb der Vorschau eine Leiste mit Filtern, mit denen wir die gewünschten Filter setzen können:  

Nicht vergessen: Sind die gesetzten Filtern eingestellt, bitte mit einem Klick auf "Filterung speichern" die gesetzten Filter für diesen Bericht speichern!

Wenn Sie keine Filterung einsetzen, werden immer die Daten von jedem Mitarbeiter und dem vorher festgelegten Objekt komplett erfasst.