Wie lege ich einen Rundgang mit Kontrollpunkten an?

COREDINATE ist so aufgebaut, dass man im Prinzip sofort nach der Anmeldung "loslegen" und Kontrollpunkte scannen kann, sobald diese im System eingelernt sind (wie das geht, erfahren Sie hier).

Damit ist es auch Mitarbeitern mit wenig Erfahrung im Umgang mit Smartphones möglich, zumindest ihre Anwesenheit zu dokumentieren.

Kontrollpunkte lassen sich mit COREDINATE immer scannen, sobald sich Ihre Mitarbeiter an der App angemeldet haben.

Möchten Sie weitergehende Funktionen, muss ein Rundgang eingerichtet werden. Dies ermöglicht hilfreiche Funktionen wie die 

  • Überwachung der Vollständigkeit: Werden alle Kontrollpunkte angelaufen?

  • Überwachung der Reihenfolge: Halten meine Mitarbeiter die richtige Abfolge ein?

Einen neuen Rundgang anlegen

Stellen Sie sich einen Rundgang wie ein Gefäß vor, in das Sie die einzelnen Kontrollpunkte legen können, die auf diesem Rundgang anzulaufen sind.

Erst wenn COREDINATE weiß, aus welchen Kontrollpunkten der Rundgang besteht, kann es die Vollständigkeit und auf Wunsch auch die Reihenfolge der Kontrollpunktscans überwachen.

 

Zum Anlegen eines neuen Rundgangs gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Portal links im Hauptmenü den Eintrag "Stammdaten" und dann "Rundgänge".

Platzhalter

 

Es erscheint eine Liste mit den bisher schon angelegten Rundgängen (die natürlich auch noch leer sein kann) - bitte klicken Sie auf das Symbol rechts, oberhalb der Liste mit dem Plus, um einen neuen Rundgang anzulegen.

PlatzhalterNeuer_Rundgang -2

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in das Sie bitte den Namen für den neuen Rundgang eintragen und ihn auch gleich dem Bereich zuordnen, in dem er ausgeführt werden soll. Nutzen Sie dafür entweder das Suchfeld, in das Sie den Namen des Bereiches eintragen

oder die Baumstruktur darunter.

Sobald wir einen Namen und eine Zuordnung festgelegt und auf "Anlegen" geklickt haben, wird der neue Rundgang in der Detailansicht geöffnet. Die rot eingerahmten Bereiche zeigen uns, wo wir was einstellen können:


Rundgang-Legende_01

 

Liste der Routenpunkte im Rundgang

 

Rundgang-Legende_03

Dem Rundgang Kontrollpunkte hinzufügen

Wie Sie im oberen Bild sehen, ist die Liste der Routenpunkte auf diesem Rundgang nicht leer. Damit COREDINATE weiß, welche Kontrollpunkte überhaupt auf dem Rundgang liegen sollen, müssen diese in wenigen Schritten eingepflegt werden:

Wenn Sie nicht schon in der Detailansicht des Rundgangs sind, klicken Sie links im Hauptmenü zunächst auf "Stammdaten" und dann auf "Rundgänge"

 

 

Platzhalter

 

 

Es öffnet sich eine Liste mit allen bislang angelegten Rundgängen. 

 

 

 

 

Rundgang_Liste

 

 

Öffnen Sie den gewünschten Rundgang durch Klick auf den entsprechenden Eintrag und es öffnet sich die Detailansicht zum Rundgang. 

 

 

Rundgang_Einzelansicht

Klicken Sie nun rechts von "Allgemeines" auf "Routenpunkte" und in dem sich öffnenden Fenster auf  KP_hinzufügen_button,  es öffnet sich ein Auswahlfenster mit Baumstruktur, in dem Sie einzelne Kontrollpunkte (aber auch alle eines Bereiches auf einmal) einfügen können

Hier werden auch Ihre eingelernten Beacons mit Bluetoothsymbol oder GPS-Punkte mit Pinnadel angezeigt, die Sie einem Rundgang hinzufügen können

 

KP_hinzufügen

 

Wählen Sie die gewünschten Kontrollpunkte aus, die in dem Rundgang enthalten sein sollen und klicken Sie auf "Übernehmen"

Nun sehen Sie eine Liste mit den gerade hinzugefügten Kontrollpunkten

KP_hinzufügen_02

 

NFC-Kontrollpunkte, GPS-Punkte und Beacons können komplett gemischt in einem Rundgang angelegt werden.

 

In der folgenden Tabelle möchten wir nun jede einzelne Spalte dieser Ansicht erklären:

 

Spalte
Bedeutung

Klicken Sie zuerst auf COREDINATE_Rundg_nge_1.png

Mit diesen Symbolen können Sie einzelne Kontrollpunkte in die Richtung des jeweiligen Pfeiles innerhalb des Rundgang verschieben. Sie ändern dadurch die Reihenfolge, in der die Kontrollpunkte abzulaufen sind. Relevant ist die Reihenfolge jedoch nur dann, wenn Sie in der Spalte Reihenfolge den Eintrag Zwingend gewählt haben.

Tragen Sie hier eine Bezeichnung für diese "Station" ein, die der Mitarbeiter am mobilen Endgerät sieht - normalerweise wird der gleiche Name gewählt, der auch für den Kontrollpunkt verwendet wurde, aber eine abweichende Bezeichnung (z. B. "Start" oder "Ende") ist jederzeit möglich.

Wählen Sie in diesem Feld aus, welcher Kontrollpunkt an dieser Stelle anzugehen ist. Das ist die Bezeichnung, die später im Bericht erscheint.

COREDINATE kann auch die Einhaltung der richtigen Reihenfolge überwachen. Wählen Sie "Zwingend", damit Ihr Mitarbeiter einen Hinweis erhält, wenn er die Kontrollpunkte nicht in der richtigen Reihenfolge anläuft und wählen Sie "Flexibel", wenn Sie Ihren Mitarbeitern selbst die Reihenfolge der Scans überlassen möchten. In der Praxis wird meist "Flexibel" bevorzugt, da die Mitarbeiter dann eine eigene Reihenfolge umsetzen und dadurch weniger berechenbar für ungebetene Gäste sind.

Tragen Sie hier beliebige Informationen zu diesem Routenpunkt ein. (z.B. "Ab hier Rauchverbot", "Ab hier Helmpflicht")

Gerade in Objekten, die man eher selten betritt oder bei neuen Mitarbeitern, sind kleine Hinweise, wie man den nächsten Kontrollpunkt erreicht, sehr hilfreich. Tragen Sie unter "Zum nächsten Punkt" in Textform ein, wie der Mitarbeiter zum nächsten Kontrollpunkt auf diesem Rundgang findet (z. B. "Im 1. Stock Gang entlang dann rechts") und tragen Sie unter "Zum vorherigen Punkt" ein, wie man zum jeweils letzten zurück findet.

Mit dem Stift und dem Papierkorb COREDINATE_RUNDG_NGE_10.jpg können Sie einzelne Kontrollpunkte auf dem Rundgang bearbeiten oder komplett aus dem Rundgang löschen. Löschen Sie einzelne Kontrollpunkte aus dem Rundgang, bleibt der Kontrollpunkt selbst im System erhalten - er wird nur aus dem Rundgang entfernt.

 

Festlegen der zu scannenden Reihenfolge der Kontrollpunkte

Sie Haben die Möglichkeit festzulegen, ob die von Ihnen angelegten Kontrollpunkte im Rundgang immer in der festgelegten Reihenfolge gescannt werden müssen, oder ob die Kontrollpunkte "durcheinander" in beliebiger Reihenfolge abgelaufen werden können.

Dafür gibt es das "Erweitertes Reihenfolgeverhalten".

Wählen Sie aus der Liste der Rundgänge einfach den gewünschten Rundgang durch anklicken aus und klicken Sie rechts auf den kleinen Bleistift ("Bearbeiten")

Aktivieren Sie durch anklicken auf das graue Feld "Nein" im folgenden Bild die strikte Einhaltung der Kontrollpunkt-Reihenfolge.

 

Platzhalter

 

Durch deaktivieren von "Erweitertes Reihenfolgeverhalten" (siehe vorheriges Bild) können die Kontrollpunkte wieder in beliebiger Reihenfolge gescannt werden.

 

Bei aktiviertem erweitertem Reihnfolgeverhalten müssen die Kontrollpunkte beim Scannen folgendermaßen abgelaufen werden:

 

 

Wenn Sie die Schrift in den Bildern nicht lesen können, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen "Bild in neuem Tab öffnen" oder "Bild speichern unter..." aus, dann wird es Ihnen in Originalgröße angezeigt.