Wie lege ich einen Schlüssel an und verwalte ihn?

Schlüssel 

Mit COREDINATE können Sie den betreuten Objekten nicht nur Schlüssel zuordnen, damit Ihr Personal weiß, welcher Schlüssel in welchem Objekt relevant ist. Darüber hinaus können Sie Schlüsselannahmen und -rückgaben auch über die App direkt erfassen und die Protokolle zu diesen Vorgängen im Portal sehen. So wissen Sie jederzeit, wer wann welchen Schlüssel entgegengenommen hat.

Schlüssel anlegen und verwalten

COREDINATE trennt zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten werden einmalig am Anfang eingetragen und dann nur noch bei Bedarf angepasst (z. B. Kundenanschrift). Bewegungsdaten sind die Arbeitsergebnisse, die Ihr Team schafft (z. B. Kontrollpunktscans oder festgestellte Ereignisse). Dieser Logik folgen wir auch bei der Schlüsselverwaltung - hier sind die Schlüssel zunächst in den Stammdaten einzutragen und können dann von Ihren Mitarbeitern angenommen oder zurückgegeben werden.

Einen neuen Schlüssel anlegen

Damit ein Schlüssel im System verfügbar ist, muss er vorher eingetragen und einem Kunden oder einem Bereich zugeordnet werden. Dies bildet die Realität recht gut ab, denn in der Praxis schließt ein Schlüssel in der Regel auch nur für bestimmte Bereiche oder für den gesamten Kunden (General-Hauptschlüssel). Um einen Schlüssel anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie im Portal den Menüpunkt "Stammdaten" und dann "Schlüssel

  • Es öffnet sich eine Baumstruktur mit allen Ihren Kunden und deren Bereichen - bereits angelegte Schlüssel sehen Sie dort übersichtlich aufgeführt


  • Klicken Sie auf das Plus  oberhalb der Baumstruktur und es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie dem Schlüssel zunächst einen Namen geben und ihn dann gleich einem Kunden bzw. einem Bereich zuordnen können - klicken Sie anschließend auf "Anlegen"

Ein Schlüssel kann mehreren Kunden und mehreren Bereichen zugeordnet werden!

Schlüssel, die mehrfach zugeordnet wurden, erkennen Sie an diesem Zeichen 

 

Normalerweise haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf Daten, die in der Hierarchie von COREDINATE über ihnen stehen.

Bei der Verwaltung der Schlüssel in den Stammdaten ist dies auch so.

Bei der späteren Schlüsselübergabe ist diese jedoch nicht der Fall.

Hier können Mitarbeiter von Ihnen übergeordnete Schlüssel entgegennehmen.

Andernfalls könnte ein Mitarbeiter aus dem Bereich "Werk A" keinen Schlüssel annehmen, der beim gesamten Kunden schließt (z. B. Generalschlüssel für komplette Muster GmbH).

 

  • Der Schlüssel wird anschließend gespeichert und sofort in den Baum links eingegliedert (violett eingefärbt) - je nachdem, welcher Ebene Sie den Schlüssel zugeordnet haben

  • Da der eben angelegte Schlüssel gleich rechts neben dem Baum in der Detailansicht geöffnet bleibt (daher die violette Färbung), können Sie auf Wunsch noch weitere Daten eintragen - klicken Sie dazu beim Bereich Informationen einfach auf den Stift  und es öffnet sich die Bearbeitungsansicht