Wie lege ich neue Benutzer an?

In diesem Artikel erklären wir, wie man Benutzer anlegt, die später COREDINATE bedienen und/oder einrichten können.

Anlegen neuer Benutzer

Wenn Sie über die entsprechenden Rechte im Portal verfügen, können Sie jederzeit und unbegrenzt neue Benutzer für die Anwendung von COREDINATE anlegen.

Wie das geht, zeigen die folgenden Schritte:

 

1. Melden Sie sich im Portal an

2. Klicken Sie links im Hauptmenü auf "Administration" und dann auf "Benutzer"

3. Es öffnet sich nun eine Auflistung aller Benutzer, die bisher angelegt wurden.

 

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4. Klicken Sie nun auf  rechts oberhalb dieser Liste

5. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die zuerst die Zuordnung setzen müssen:

 

 

Sie können einen Benutzer Ihrem Unternehmen, einem Kunden und/oder einem Bereich zuordnen und Sie können diesen Benutzer auch einem oder mehreren Teams zuordnen, sofern Sie Teams angelegt haben. (Wie man ein Team anlegt und wozu das gut ist, können Sie hier nachlesen)

Je nachdem ob es sich z.B. um einen Kunden handelt, welcher Zugriff auf das Portal bekommen soll, müssen die richtigen Zuordnungen gesetzt werden, damit Ihr Kunde nur das sieht, was ihn etwas angeht.

Ein Mitarbeiter, welcher an wechselnden Objekten tätig ist, sollte direkt Ihrem Unternehmen zugeordnet sein, oder aber den jeweiligen Bereichen, damit er dort seinen Dienst verrichten kann.

Einen Kunden müssen Sie zwingend dem Objekt des Kunden zuweisen, welcher Zugriff auf das Portal haben soll!

Setzen Sie die Zuordnung falsch, so ist es möglich, dass Ihr Kunde alles unternehmensweit, also von allen Ihren Kunden und Objekten sehen kann!

nach einem Klick auf "Fortfahren" bekommen Sie das Fenster für die Benutzerdaten angezeigt, wo Sie nun bitte die Daten des Benutzers eingeben:

 

 

Die Vergabe der E-Mail-Adresse ist nicht zwingend notwendig, da Sie ein Passwort vergeben, was im Falle eines Falles bei Ihnen erfragt oder von Ihnen überschrieben werden kann.

Es macht aber Sinn, eine E-Mailadresse anzugeben, da der Benutzer sich dann bei Verlust seines Passwortes ein neues Passwort via E-Mail schicken lassen kann.


Bitte beachten Sie, dass wir aus Sicherheitsgründen bei der Vergabe acht Zeichen, zwei Kleinbuchstaben, zwei Großbuchstaben sowie zwei Zahlen zwingend vorschreiben (Die Reihenfolge dieser Kombination ist egal).

COREDINATE prüft schon während der Eingabe, ob diese Bedingungen vorliegen und zeigt erfüllte Bedingungen grün an, nicht erfüllte in orangener Farbe.

Erst wenn alle Bedingungen grün angezeigt werden, ist ein ausreichend sicheres Passwort vergeben (welches Sie noch einmal bestätigen müssen) und der Benutzer kann angelegt werden.

 

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Bitte wählen Sie in Ihrem eigenen Interesse zudem ein Passwort, dass nicht allzu leicht abgeleitet oder erraten werden kann!

 

Wählen Sie nun im folgenden Popup die Rechte aus, welche der Benutzer erhalten soll.
Dazu klicken Sie bitte auf die Symbole für das Portal und/oder die App und wählen die benötigten Rechte einfach durch vordefinierte Rollen oder einzeln aus

 

Hier kann sich der Benutzer noch nirgends anmelden.

Erst im folgenden, wenn Rechte ausgewählt werden - Dies kann durch die vordefinierten Rollen, aber auch durch Einzelrechte eingestellt werden - kann der Benutzer gemäß den vergebenen Rechten Dinge im Portal sehen oder ändern (z.B. verwalten) oder wie in unserem Beispiel sich an der App anmelden, nur Nachrichten und Dateien empfangen.

 

Einzelrechte können Sie vergeben, wenn Sie nicht auf eine vordefinierte Rolle klicken, sondern einfach in der Mitte des Fensters den jeweiligen roten Button anklicken, 

welcher dann direkt darunter alle Rechte auf "nicht sehen" gesetzt hat.

Wählen Sie dann die gewünschten Einzelrechte aus, die der Benutzer bekommen soll.

Wenn Sie keine Einzelrechte vergeben, kann der Mitarbeiter sich aber an der App anmelden und seinen Dienst korrekt verrichten.

Er kann also trotzdem Kontrollpunkte scannen, Rundgänge ausführen, Aufgaben erledigen und auch Ereignisse erfassen.

Der erste Benutzer, der bei der Ersteinrichtung angelegt wird, hat grundsätzlich alle Rechte.

Ein Administrator kann sich keine geringere Rolle geben, solange nicht wenigstens ein weiterer Administrator angelegt ist!

Vergeben Sie entsprechend Ihren Wünschen die Rechte an den neuen Benutzer und speichern Sie diese ab.

Neue Rechte werden erst wirksam, wenn sich der Benutzer erneut am Portal angemeldet hat!

6. Sobald der Benutzer durch einen klick auf "Anlegen" gespeichert wurde, werden wir direkt in die Detailansicht des neuen Benutzers geleitet, die sich in die folgenden Bestandteile aufteilen lässt:

Allgemeine Übersicht

Es gibt die Möglichkeit, dass Sie beim Anlegen eines neuen Benutzers wählen können, ob dieser beim ersten Login sein Passwort ändern muss. Dazu aktivieren Sie einfach nur folgenden Schalter:

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Nun muss der Benutzer beim ersten Login sein Passwort ändern

Übersicht der Zuordnungen



 

Hier können Sie die Kunden oder Objekte einsehen, wo der Benutzer zugeordnet ist und diese ggfs. auch ändern.

Auch können Sie an dieser Stelle den Benutzer einem Team zuordnen oder ihn aus einem Team wieder entfernen (rechts auf das Bleistiftsymbol klicken und dann einfach den gesetzten Haken vor dem Team wieder rausnehmen, dann auf "Speichern" klicken). Siehe auch den Artikel Teams


Übersicht der Rechte

Auch die Rechte lassen sich nachträglich noch bearbeiten, sollte dies für diesen Benutzer nötig sein.

 

Kundenzugriff auf das Portal

Wenn Sie einem Ihrer Kunden Zugriff auf das Portal gewähren wollen, achten Sie bitte ganz besonders auf die Zuordnung des Nutzers - Die Nutzerzuordnung muss so gewählt werden, dass er nur seine eigenen Bereiche sehen kann.

Wenn Sie hier diese Nutzerzuordnung vergessen einzustellen, kann Ihr Kunde, dem Sie Zugriff auf das Portal gewährt haben Unternehmensweit, also alle Kunden und Bereiche und alle Einträge sehen, die von Ihrem Unternehmen betreut werden, obwohl er eigentlich nur Kunde A/Bereich A sehen dürfte.