Wie richte ich eine Zeitplanung ein?

Sie können mit COREDINATE Vorgaben machen, wann ein Rundgang oder eine Aufgabe erledigt werden kann bzw. muss. Somit ist eine genaue zeitliche Terminierung im Ablauf möglich.

Eine Zeitplanung einstellen

Wenn Sie einen neuen Rundgang oder eine neue Aufgabe angelegt haben, sind diese standardmäßig immer "Jederzeit" ausführbar. Der Rundgang kann also ohne zeitliche Vorgabe jederzeit von Ihrem Team durchgeführt werden.

Die Zeitplanung wird zu jedem Rundgang und zu jeder Aufgabe einzeln gespeichert, zudem können Sie Erinnerungen für die jeweiligen Wiederholungsregeln erstellen.

Um die Zeitplanung für einen Rundgang oder eine Aufgabe nach Ihren Wünschen einzustellen, folgen Sie bitte den Beispiel-Schritten dieser Anleitung - natürlich mit Ihren eigenen Zeitangaben. 

  • Melden Sie sich im Portal mit den benötigten Rechten an und klicken Sie auf "Stammdaten" und dann für unser Beispiel im Untermenü auf "Rundgänge"
    aber Sie können auch "Aufgaben" auswählen. Die Vorgehensweise ist gleich.

  • Öffnen Sie den gewünschten Rundgang und dort den Bereich "Terminplanung"


  • Ein Rundgang oder eine Aufgabe kann grundsätzlich jederzeit ausgeführt werden. Möchten Sie bestimmte Zeiten festlegen, klicken Sie bitte auf "Wiederholungsregel anlegen"

Es öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie bequem einstellen können, wann und wie oft Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe ausgeführt werden soll:

 

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Je nach der Vorauswahl (welche dann blau hinterlegt ist), die Sie über diese Felder treffen, haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

 

Rhythmus
Bedeutung und Einstellmöglichkeiten
Beispiel
Einmalig

Der Rundgang ist nur einmalig zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen.
Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Datum
Der Rundgang soll einmal am 15.08.2018 um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Täglich

Der Rundgang ist an jedem Tag zu einer bestimmten Uhrzeit auszuführen. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit täglich)
Der Rundgang soll jeden Tag um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Wöchentlich

Hier ist der Rundgang an bestimmten Wochentagen fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Wochentag (anklicken zum aktivieren/deaktivieren)
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang soll jeden Montag und Donnerstag um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Monatlich

Der Rundgang wird an einem bestimmten Tag im Monat fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Tag im Monat
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang ist an jedem 15. des Monats auszuführen.
Jährlich

Der Rundgang wird an einem bestimmten Tag innerhalb eines bestimmten Monats fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Monat
  • Tag im Monat
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang soll am 24.12. jeden Jahres ausgeführt werden.

 

Bitte treffen Sie Ihre Wahl (in unserem Beispiel ist es "Täglich")
und klicken Sie danach auf  "Weiter". Sie erhalten folgende Ansicht:

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Sie können hier die gewünschte Uhrzeit entweder mit den kleinen, grauen Pfeilen oder durch direktes Eintragen der Ziffern in die Felder, einstellen. Auch Ihre Zeitzone lässt sich anpassen.
Unter dem Punkt "Geplante Ausführungen" sehen Sie gleich, dass das System Ihren Eintrag übernommen hat, wann die Ausführungen stattfinden sollen und durch klicken auf die Seitenzahlen können Sie die weiteren Ausführungen anschauen.
Klicken Sie jetzt bitte auf "Weiter" und Sie bekommen diese Anzeige:



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Geben Sie bitte bei "Wie oft muss es erledigt werden" ein, wie oft der Rundgang oder die Aufgabe erledigt werden muss.


Setzen Sie den Haken bei "Mit Vorlaufzeit" können Sie festlegen, ob der Rundgang oder die Aufgabe früher als die von Ihnen eingegebene Hauptzeit erledigt werden darf.

Die "Nachlaufzeit" gibt an, in welchem Zeitraum der Rundgang gestartet werden oder die Aufgabe als erledigt markiert werden muss.

Ausnahme beim Rundgang: Wenn Sie bei "Wie oft muss es erledigt werden" mehr als 1 stehen haben, muss der gesamte Rundgang in dem Zeitrahmen komplett so oft gelaufen werden, wie die Anzahl, die Sie eingestellt haben!

Bei "Zeitrahmen" sehen Sie in der Mitte ("20.00") die von Ihnen angegebene Hauptausführungszeit.
Links davon sehen Sie, ab wann der Rundgang oder die Aufgabe frühestens begonnen werden können und auf der rechten Seite, bis wann der Rundgang oder die Aufgabe spätestens erledigt sein müssen.

Klicken Sie jetzt auf "Weiter", bekommen Sie die Möglichkeit, eine Erinnerung für die Zeitplanung einzustellen

 

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Klicken Sie nun auf "+ Erinnerung hinzufügen" und geben den gewünschten Zeitrahmen ein, wann die Erinnerung ausgelöst werden soll. Sie können eine aber auch mehrere Erinnerungen für einen Termin einstellen.

 

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Haben Sie rechts unten auf den grünen "Speichern" - Button geklickt, werden Ihre Einstellungen in einer Übersicht angezeigt:



Hier sehen Sie gleich, wie Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe terminiert ist und auch die Erinnerungszeiten werden Ihnen hier dargestellt.

Benötigen Sie für einen Rundgang oder eine Aufgabe mehrere verschiedene Terminierungen (z.B. 20.00 Uhr, 2x erledigen, Montag bis Freitag und 18.00 Uhr, 1x erledigen, Samstag und Sonntag),
klicken Sie bitte unter Ihrer ersten angelegten Zeitplanung auf
und Ihnen wird erneut der Terminplanungsassistent angezeigt.

Geben Sie bitte die gewünschten Daten wie Sie es schon beim ersten Mal gemacht haben ein.
Wenn Sie das getan haben, erscheint die weitere Terminierung unter der Ersten, wie im unteren Beispielbild zu sehen.

(Unser Beispiel hier zeigt "Täglich", 20.00 Uhr, muss jeweils 1x erledigt werden und "Wöchentlich", Samstag und Sonntag, 15.00 Uhr, muss 1x erledigt werden.
Das heißt, dass Samstags und Sonntags der Rundgang einmal um 15:00 Uhr und einmal um 20:00 Uhr gelaufen werden muss, von Montag bis Freitag jedoch nur jeweils einmal um 20:00 Uhr)



So haben Sie nur einmal einen Rundgang oder eine Aufgabe angelegt, können diese aber mehrfach differenziert terminieren.

Noch detaillierter können Sie die Zeitplanung gestalten, wenn Sie zum Beispiel Ihren Rundgang oder Ihre Aufgabe nur in den Ferien benötigen. Dann klicken Sie bitte auf 

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Es wird ein blauer Balken mit dem heutigen und morgigen Tag angezeigt.

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In diesem blauen Balken klicken Sie bitte auf den kleinen Bleistift,
um das gewünschte Datum zu ändern


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Sie erhalten eine Kalenderanzeige, bei der der heutige und morgige Tag ausgewählt sind.

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Der erste Klick auf ein Datum markiert den Beginn des Zeitraumes, der zweite Klick das Ende des gewünschten Zeitraumes (siehe folgendes Beispielbild).

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Über dem Kalender sehen Sie das von Ihnen eingegebene Startdatum, links das Enddatum.
Rechts davon haben Sie den "Übernehmen" - Button, welchen Sie bitte anklicken.
Der Ausführungszeitraum wurde übernommen und ist nur zu dieser Zeit im mobilen Endgerät zu sehen und ausführbar.

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Haben Sie einen oder mehrere Tage, an denen der Rundgang oder die Aufgabe nicht ausgeführt werden muss (z.B. an einem Feiertag), können Sie diese Tage als Ausnahme definieren und so einstellen, dass an diesem Tag der Rundgang oder die Aufgabe nicht angeboten werden.
Dazu klicken Sie bitte auf , wieder bekommen Sie den blauen Balken mit dem aktuellen Datum von Heute und Morgen.

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Wieder klicken Sie bitte auf den kleinen Bleistift, um das Datum für eine Ausnahme auszuwählen.

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In unserem Beispiel klicken wir zuerst auf den 09.11., dann auf den 15.11.
Beim Klick auf "Übernehmen" sehen wir eine Ausnahme vom 09.11. - 15.11., an welchem der Rundgang oder die Aufgabe in der App nicht angeboten und auch nicht ausgeführt wird.

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Dasselbe können Sie auch für die anderen zusätzlich eingetragenen Terminierungen einstellen.

Stellen Sie eine zweite Terminierung ein, der Sie keine Ausnahmen und/oder begrenzte Zeiträume zuweisen, werden diese trotz der Ausnahme und/oder begrenzte Zeiträume zu den von Ihnen eingetragenen Zeiten komplett angeboten.

Beispiel: Sie haben vom 01.12.2020 - 31.12.2020 eine Terminierung "Täglich" um 22.00 Uhr mit Ausnahme vom 24.12.2020 eingestellt.
Für den selben Rundgang oder Aufgabe haben Sie zusätzlich "Wöchentlich" Samstag und Sonntag 18.00 Uhr eingestellt.

Wenn Sie diese Ausnahme in der zweiten, wöchentlichen Zeitplanung nicht auch einstellen, wird Ihnen der Rundgang oder die Aufgabe am 24.12.2020 um 18.00 Uhr trotzdem im mobilen Gerät angezeigt und wenn diese dann nicht erledigt wird (weil Ihre Mitarbeiter z.B. frei haben) wird diese im Portal als "Abgelaufen" angezeigt.

 

Sollten Sie an Feiertagen z.B. eine andere Zeitplanung benötigen, können Sie auch mit Terminlisten arbeiten. Wie Sie diese erstellen erfahren Sie hier und wie Sie diese verwenden, wird in diesem Artikel beschrieben.