Wie starte und beende ich die Zeiterfassungen

Wie Sie die Zeiterfassung starten und beenden können

Wie wird die Zeitaufzeichnung gestartet und beendet?

Dies kann manuell durch den Mitarbeiter, automatisch durch Scan oder durch eine Kombination aus beiden Methoden geschehen. Folgende Praxisbeispiele sollen dies verdeutlichen:

 

  • Bei Dienstbeginn scannt der Mitarbeiter einen Kontrollpunkt in der Pforte und startet damit die Zeiterfassung. Bei Dienstende stoppt er die Zeiterfassung durch einen Scan des gleichen Kontrollpunkts.
  • Bei Dienstbeginn scannt der Mitarbeiter einen Kontrollpunkt in der Pforte und startet damit die Zeiterfassung. Da er den Dienst unvorhergesehen zwischendrin beenden muss, stoppt er die Zeiterfassung über die App manuell.
  • Im Objekt sind noch keine Kontrollpunkte angebracht, weshalb der Mitarbeiter die Zeiterfassung manuell startet und auch manuell beendet

Sie entscheiden selbst, ob der Mitarbeiter seine Zeiten auch selbst innerhalb der App starten und beenden kann. Gesteuert wird dies über das Rechtesystem von COREDINATE. Verfügt der Mitarbeiter über das Recht "Bereichszeitmodul sehen" bzw. "Arbeitszeitmodul sehen", kann er selbst Zeiten über die App starten und beenden. Wenn Sie möchten, dass dies ausschließlich durch einen Scan eines bestimmten Kontrollpunkts möglich ist, entfernen Sie einfach dieses Recht. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt!

 

Start und Ende der Aufzeichnung automatisch durch Kontrollpunktscan

In diesem Falle übernimmt COREDINATE das Mitdenken und startet bzw. beendet die Zeitaufzeichnung immer dann automatisch, wenn ein bestimmter Kontrollpunkt eingescannt wird. Welcher Kontrollpunkt dies ist, bestimmen Sie selbst ganz einfach durch die folgenden Schritte:

  1. Öffnen Sie im Portal den entsprechenden Kunden, in dem der gewünschte Kontrollpunkt angebracht ist ("Stammdaten/Kunden")
  2. Öffnen Sie innerhalb des Kunden den jeweiligen Bereich (z. B. Werk Münster)
  3. Öffnen Sie innerhalb des Bereichs den Kontrollpunkt, der künftig die Zeitaufzeichnung starten und/oder beenden soll
  4. In der Detailansicht des Kontrollpunkts finden Sie oben rechts den folgenden Bereich:

COREDINATE_Zeiten_1.jpg 5. Klicken Sie auf den Stift im oberen, rechten Eck, um in die Bearbeitungsansicht zu gelangen COREDINATE_Zeiten_2.jpg

6. Es öffnet sich die Bearbeitungsansicht und Sie können für den vorher ausgewählten Kontrollpunkt genau festlegen, ob bei einem Scan die Arbeitszeit- und/oder Bereichszeit beginnt bzw. endet.

Es ist möglich, dass ein einzelner Kontrollpunkt die Zeiterfassung sowohl startet als auch beendet. Ist ein Haken sowohl bei Beginn als auch bei Ende gesetzt, startet COREDINATE die Aufzeichnung beim ersten Scan dieses Kontrollpunktes und beendet die Aufzeichnung beim zweiten Scan.

 

Start und Ende der Aufzeichnung durch manuelle Buchung per App

Wenn Sie möchten, können Ihre Mitarbeiter die Zeitaufzeichnung auch manuell über die App starten und beenden. Dies setzt natürlich voraus, dass Ihre Mitarbeiter entsprechend mitdenken und auch den Button in der App drücken, wenn die Zeitaufzeichnung starten oder enden soll. Haben Sie hier Bedenken, empfiehlt sich die oben genannte automatische Variante.

Damit Ihr Mitarbeiter seine Zeiten manuell in der App buchen kann, benötigt er das entsprechende Recht in der Benutzerverwaltung. Dieses Recht können Sie wie folgt verwalten:

  1. Öffnen Sie im Portal unter "Administration" den Bereich "Benutzer"

  2. Öffnen Sie den jeweiligen "Mitarbeiter", indem Sie auf den Namen klicken

  3. In der Detailansicht des Benutzerprofils finden Sie rechts den "Rollen und Rechte" - Bereich

  4. Klicken Sie auf den Stift im oberen rechten Eck, um in die Bearbeitungsansicht zu gelangen COREDINATE_Zeiten_3.jpg

  5. Legen Sie nun im Bereich, der die Rechte innerhalb der App betrifft fest, ob der Mitarbeiter Zugriff auf die Arbeitszeit- und/oder Bereichszeitaufzeichnung haben soll

Der einzelne Mitarbeiter kann über die App keine Änderungen mehr an den erfassten Zeiten vornehmen! Die Zeiten können von ihm nur gestartet, pausiert und beendet werden. Trotzdem ist eine nachträgliche Korrektur oder gar Ergänzung über das Portal möglich. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

 

Start und Ende der Aufzeichnung durch manuelle Buchung über das Portal

Wie bei fast allen Erfassungen von COREDINATE können Sie über das Portal bei Bedarf Korrekturen vornehmen, sofern Sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie im Portal unter Administration/Benutzer sicher, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die jeweilige Zeiterfassung muss auf Verwalten stehen, sonst können keine neuen Erfassungen oder Änderungen vorgenommen werden)

2. Wechseln Sie im Portal links im Hauptmenü in den Bereich Zeiten und anschließend Arbeitszeiterfassung bzw. Bereichszeiterfassung (je nachdem, was Sie erfassen möchten)

3. Es öffnet sich eine Liste aller bisher erfassten Zeiten, klicken Sie nun auf den blauen Button  "+Bereichzeiterfassung anlegen" oben links

 

4. Es öffnet sich nun ein Dialog, in dem zunächst der betreffende Mitarbeiter, für den die Zeiten erfasst werden sollen, ausgewählt wird - bei der Bereichszeit wählen Sie hier den Bereich und den Mitarbeiter

 

Haben Sie den gewünschten Bereich und den gewünschten Mitarbeiter ausgewählt, geben Sie im folgenden Fenster die Startzeit und das Datum ein und klicken Sie auf "Speichern"

 

5. Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, wird die Zeiterfassung direkt gestartet

6. Über die "Stopptaste" am Ende der neu eingefügten Zeile können Sie die Aufzeichnung jederzeit beenden

 

Bereichszeit_neu_04_red.jpg

 

Natürlich kann die von Ihnen über das Portal gestartete Zeitaufzeichnung auch jederzeit gelöscht oder bearbeitet werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in einem der nächsten Abschnitte!

 

Arbeitszeiterfassung in Serie durch automatische Abmeldung

Sie können COREDINATE auch zur reihenweisen Erfassung von Arbeitszeit nutzen. Legen Sie ein Smartphone in den Eingangsbereich Ihres Unternehmens und lassen Sie Ihre Mitarbeiter beim Betreten die Arbeitszeit starten und beim Verlassen beenden. Durch die automatische Abmeldefunktion von COREDINATE ist dies auch für viele Mitarbeiter in rascher Reihenfolge möglich. Damit sich der letzte Mitarbeiter nicht erst abmelden muss, bevor der nächste Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen kann, gibt es eine praktische Funktion im COREDINATE Portal.

Sie können jedem Kontrollpunkt die Eigenschaft "Benutzer automatisch abmelden" zuweisen, was dann genau diesen Effekt hat: Sobald einer Ihrer Mitarbeiter diesen Kontrollpunkt scannt, wird er abgemeldet und der nächste Mitarbeiter kann sich anmelden. So ist außerdem sichergestellt, dass nach der Anmeldung und dem "Liegenlassen" des Geräts nicht unbefugt damit gearbeitet wird.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie im Portal im Hauptmenü auf "Stammdaten" und anschließen auf "Kunden"

  2. Öffnen Sie durch einen Klick den Kunden und anschließend den Bereich, in dem sich der relevante Kontrollpunkt befindet

  3. Öffnen Sie durch einen Klick den Kontrollpunkt, dem Sie das Merkmal zuweisen wollen

  4. Es öffnet sich die Detailansicht zum Kontrollpunkt mit dem Bereich Funktionen

COREDINATE_Zeiten_10.jpg 

5. Öffnen Sie die Bearbeitungsansicht durch Klick auf den Stift im oberen rechten Eck COREDINATE_Zeiten_3.jpg

6. Legen Sie den Schalter neben "Benutzer automatisch abmelden" auf "Ja" um

COREDINATE_Zeiten_11.jpg 

Ab sofort wird der aktuelle Benutzer immer dann an der App abgemeldet, wenn er diesen Kontrollpunkt scannt. 

Sie sollten diese Arbeitszeit-Kontrollpunkte mit automatischer Abmeldung NICHT in einem Rundgang verwenden, da Sie diesen Rundgang niemals beenden könnten, weil der Mitarbeiter beim Scan des Kontrollpunktes immer wieder abgemeldet wird!

Wenn Sie für die Zeiterfassung getrennte Kontrollpunkte verwenden, startet die Zeiterfassung nur einmal (z.B. 08.00 Uhr, auch wenn Sie diesen Kontrollpunkt um 08.05 Uhr noch einmal scannen würden) und wird erst beendet, wenn Sie den "Geht" Kontrollpunkt scannen oder im Portal das "Stop-Symbol" anklicken.

Nutzen Sie nur einen Kontrollpunkt für die An- und Abmeldung, wird beim 1. Scan die Zeiterfassung gestartet und beim 2. Scan wird diese wieder gestoppt.
Aber es besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter den Kontrollpunkt zweimal hintereinander scannt, somit die Zeit gleich wieder gestoppt wird und der Mitarbeiter keine Zeitaufzeichnung für den Tag hat . 

 

Erfasste Arbeitszeiten einsehen

Egal ob automatisch oder manuell gestartet: Alle Zeitaufzeichnungen landen im Portal. Sie können diese Aufzeichnungen ganz einfach wie folgt einsehen:

 

  1. Öffnen Sie im Portal im Hauptmenü links zunächst "Zeiten" und dann "Arbeits-" oder die "Bereichszeiterfassung"

  2. Es öffnet sich eine Liste, setzen Sie nun in der Filterleiste die gewünschten Kriterien (z.B. Mitarbeiter und/oder Zeitraum)

    Werden keine Filter gesetzt, zeigt COREDINATE alle erfassten Zeiten aller Mitarbeiter chronologisch an (hier: Bereichszeit)  

  3. Sobald die gewünschten Kriterien gewählt wurden und Aufzeichnungen vorliegen, die auf Ihre Kriterien zutreffen, sehen Sie eine solche Liste:


COREDINATE gibt dabei nicht nur Beginn (Startzeit) und Ende (Endzeit) der Arbeits- bzw Bereichszeit aus. Wurden Pausen und schon das Ende der Arbeits- bzw. Bereichszeit erfasst, errechnet COREDINATE die Differenz und gibt die Dauer des Zeitblocks unter "Arbeitszeit" respektive "Bereichszeit" in den jeweiligen Spalten aus.

Wenn Sie eine Veränderung an den Zeiten vornehmen oder Zeiten komplett über das Portal erfassen, werden solche Zeiten als "Verändert" dargestellt. Durch einen Klick auf die Zeile der veränderten Zeit, wird Ihnen angezeigt, wer wann welche Veränderung vorgenommen hat.

 

 

So haben Sie immer im Blick, wenn Zeiten manuell angelegt oder geändert wurden.

Falls Sie einen Bericht erstellen wollen, haben Sie die Möglichkeit, z.B. den Status "Verändert" aus dem Bericht herauszulassen, wie das funktioniert, les