Wie stelle ich Erinnerungen für Wiederholungsregeln ein?

Sie können für Wiederholungsregeln Erinnerungen einstellen, welche dann im Mobilgerät dem Mitarbeiter angezeigt werden.

Wenn Sie z.B. einer Aufgabe oder einem Rundgang eine Zeitplanung hinterlegen, haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen dafür zu erstellen, welche nach dem von Ihnen eingegebenem Zeitplan an der App angezeigt werden, so dass der Mitarbeiter einen fälligen Rundgang oder eien fällige Aufgabe nicht mehr vergessen oder übersehen kann.

Dazu legen Sie einfach einen Rundgang oder eine Aufgabe an, und klicken dann auf den Reiter  "Zeitplanung" bei Rundgängen und auf "Wiederholungsregel erstellen" bei Aufgaben.

Nachfolgend erklären wir an dieser Stelle,
wie Sie die Erinnerungsfunktion erstellen:

 

Ein Rundgang oder eine Aufgabe kann grundsätzlich jederzeit ausgeführt werden. Möchten Sie bestimmte Zeiten festlegen, klicken Sie bitte auf "Wiederholungsregel anlegen".


Es öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie bequem einstellen können, wann und wie oft Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe ausgeführt werden soll:

 

 

 

Je nach der Vorauswahl (welche dann blau markiert ist), die Sie über diese Felder treffen, haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

 

Rhythmus
Bedeutung und Einstellmöglichkeiten
Beispiel
Einmalig

Der Rundgang ist nur einmalig zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen.
Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Datum
Der Rundgang soll einmal am 15.08.2018 um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Täglich

Der Rundgang ist an jedem Tag zu einer bestimmten Uhrzeit auszuführen. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit täglich)
Der Rundgang soll jeden Tag um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Wöchentlich

Hier ist der Rundgang an bestimmten Wochentagen fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Wochentag (einfach anklicken)
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang soll jeden Montag und Donnerstag um 9.00 Uhr ausgeführt werden.
Monatlich

Der Rundgang wird an einem bestimmten Tag im Monat fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Tag im Monat
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang ist an jedem 15. des Monats auszuführen.
Jährlich

Der Rundgang wird an einem bestimmten Tag innerhalb eines bestimmten Monats fällig. Sie können einstellen:

  • Uhrzeit
  • Monat
  • Tag im Monat
  • Begrenzter Zeitraum (Haken setzen wenn gewünscht, dann erfolgt die Ausführung nur in dieser Zeit)
Der Rundgang soll am 24.12. jeden Jahres ausgeführt werden.

 

Bitte treffen Sie Ihre Wahl (in unserem Beispiel ist es "Täglich")
und klicken Sie danach auf  "Weiter". Sie erhalten folgende Ansicht:





Sie können hier die gewünschte Uhrzeit entweder mit den kleinen, blauen Pfeilen oder durch direktes Eintragen der Ziffern in die Felder, einstellen. Auch Ihre Zeitzone lässt sich anpassen.
Unter dem Punkt "Geplante Ausführungen" sehen Sie gleich, wann die Ausführungen stattfinden sollen und durch den Klick auf die Seitenzahlen können Sie die weiteren Ausführungen anschauen.
Klicken Sie jetzt bitte auf "Weiter" und Sie bekommen diese Anzeige:



 

Geben Sie hier bitte ein, wie oft der Rundgang oder die Aufgabe erledigt werden muss.
Setzen Sie den Haken bei "Mit Vorlaufzeit" können Sie festlegen, ob der Rundgang oder die Aufgabe früher als die von Ihnen eingegebene Hauptzeit erledigt werden darf.

Bei "Zeitrahmen" sehen Sie in der Mitte ("12.00") die von Ihnen angegebene Hauptausführungszeit.
Links davon sehen Sie, ab wann der Rundgang oder die Aufgabe frühestens begonnen werden können und auf der rechten Seite, bis wann der Rundgang oder die Aufgabe spätestens erledigt sein müssen.

Klicken Sie jetzt auf "Weiter", bekommen Sie die Möglichkeit, eine Erinnerung für die Zeitplanung einzustellen

 


Klicken Sie nun auf "+ Erinnerung hinzufügen" und geben den gewünschten Zeitrahmen ein, wann die Erinnerung ausgelöst werden soll. Sie können eine aber auch mehrere Erinnerungen für einen Termin einstellen.

 

 

Haben Sie rechts unten auf den grünen "Speichern" - Button geklickt, werden Ihre Einstellungen wie folgt angezeigt:



Hier sehen Sie gleich, wie Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe terminiert ist und auch die Erinnerungszeiten werden Ihnen hier dargestellt.

Benötigen Sie für einen Rundgang oder eine Aufgabe mehrere verschiedene Terminierungen (z.B. 20.00 Uhr, 2x erledigen, Montag bis Freitag und 18.00 Uhr, 1x erledigen, Samstag und Sonntag),
klicken Sie bitte unter Ihrer ersten angelegten Zeitplanung auf
und Ihnen wird erneut der Zeitplanungsassistent angezeigt.

Geben Sie bitte die gewünschten Daten wie Sie es schon beim ersten Mal gemacht haben ein.
Wenn Sie das getan haben, erscheint die weitere Terminierung unter der Ersten, wie im unteren Beispielbild zu sehen.

(Unser Beispiel hier zeigt "Wöchentlich", Montag - Freitag, 20.00 Uhr, muss jeweils 2x erledigt werden und "Wöchentlich", Samstag und Sonntag, 18.00 Uhr, muss 1x erledigt werden)